Agiles Arbeiten in kreativen Teams – 6 Geheimnisse für einen sprudelnden Teamalltag

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Die agilen Werte und Prinzipien fanden schnell Anklang in allen Arten von Organisationen und Unternehmungen, um den rasanten Entwicklungen in Wirtschaft und Gesellschaft gerecht werden zu können. Denn es war klar, ohne Beweglichkeit in den eigenen Strukturen haben Unternehmen verloren. So wurden Agilität als Arbeitsprinzip in weitere Unternehmensbereiche exportiert und dort als neuer Führungsstil etabliert.

Beispiel: Agiles Arbeiten im Rijksmuseum der Niederlande

Dies zeigt sich zum Beispiel an der Arbeit des weltberühmten Rijksmuseum in den Niederlanden. Bis zur Neueröffnung 2013 hatten die einzelnen Kunstwerke ihre eigenen Kurator:innen und wurden nach Gattung organisiert. Es gab eine Abteilung für Keramik, eine andere für Malerei usw. Im Zuge der Restaurierung realisierten die Organisator:innen, dass eine Anordnung mit einem historischen Narrativ sehr viel aussagekräftiger wäre. Folglich schlossen sich die Kurator:innen pro Zeitalter zu kleinen selbstorganisierten interdisziplinären Teams zusammen. Teil dieser Gruppen waren unter anderem Personen mit Fachwissen über einzelne Jahrhunderte, die ihre Sicht auf das Zeitalter miteinbrachten.

Wenn es an der Zeit war, die Ausstellungsstücke auszuwählen, wurden die bestehenden Teams aufgelöst und neue gegründet. Die neuen Teammitglieder mussten Gründe dafür angeben, warum bestimmte Kunstwerke ausgestellt werden sollten, wie sie mit anderen interagieren und warum die Besucher:innen an ihnen interessiert sein könnten. Diese geforderte Argumentation schuf ein Gefühl der Eigenverantwortung nicht nur für die „eigenen“ Kunstwerke, sondern auch für das gesamte Zeitalter, für das sie verantwortlich waren. Getreu den agilen Prinzipien der kontinuierlichen Verbesserung arbeitete das Museum Pläne aus, um sich vom Bewahrer der Geschichte zum Gestalter der Geschichte zu entwickeln. Das Museum arbeitet nun kontinuierlich daran, Erfahrungen und Wissen der Besucher:innen über Geschichte und Kunst zu verbessern. Gleichzeitig konzentrieren sich die agil arbeitenden Teams des Museums darauf, mit technologischen Verbesserungen auf dem neuesten Stand zu bleiben, um eine bessere Zusammenarbeit und stetige Optimierung zu fördern.

Diesen Prozess beschreibt der Direktor des Rijksmuseums Taco Dibbits hier im Interview.

Was sind die vorteile agiler arbeit für Marketingabteilungen?

Marketingabteilungen sind als kreativ arbeitende Einheiten von doppelter Dynamik betroffen: der einer sich verändernden Welt, die so genannnte VUKA-Welt, UND ihrer eigenen hochdynamischen Projekte. Es lohnt sich deshalb, gerade hier agile Werte und Strukturen präzise anzupassen und fest im Team zu implementieren.

Dabei arbeiten agile Marketing-Teams kundenorientiert und kollaborativ, stellen funktionsübergreifende Teams zusammen, durchlaufen immer wieder Veränderungen und stellen Ausprobieren über Perfektion.

Beispiel: spotify – agiles arbeiten im unternehmen

Der schwedische Streaming Anbieter Spotify ist das Paradebeispiel eines agil arbeitenden Unternehmens und bietet viel Inspiration für Teams, die selbst agil arbeiten wollen. Von sich reden gemacht hat die Teamstruktur, die Spotify in seinem Unternehmen zwecks agilen Arbeitens etabliert hat: Projekte werden hier zunächst in autonomen Squads (selbstorganisierte Teams bis zu acht Personen) bearbeitet. Im Tribe kommen dann mehrere Squads zu einer organisatorischen Einheit zusammen, um sich auszutauschen. Diese Auswahl erfolgt auf der Basis eines gemeinsamen Kontextes, die Arbeit der einzelnen Squads steht also in einem inhaltlichen Zusammenhang. Dann gibt es noch die Chapter, in denen alle Personen einer gemeinsamen Profession, also zum Beispiel alle Designer, zusammenkommen. Hier geht es um fachliche Weiterentwicklung. Jedes Mitglied eines Squads ist somit auch Mitglied eines Chapters. Und schließlich gibt es die Guilds, freiwillige Communities, die über die Grenzen eines Tribes hinausgehen. Diese Guilds entstehen auf der Basis gleicher Interessen der Mitarbeiter:innen, ohne Vorgaben des Managements. Das wichtige agile Prinzip der Freiwilligkeit und Selbstverpflichtung kommt hier zum Tragen. Guilds können jederzeit verlassen und betreten werden. Typischerweise nutzen sie informelle Kommunikationsmethoden. Der Fokus dieser Form der agilen Teamorganisation liegt also auf Community und nicht auf hierarchischen Strukturen.

Vorteile agiler teams: vorsprung durch routinen bei ständigem wandel  

Teams, die sich agiler Prinzipien und Werte bedienen, wie es bei Spotify praktiziert wird, sind innovativer, lernen wesentlich schneller und können sich an neue Situation anpassen. Sie reagieren insgesamt schneller, da sie lokal Entscheidungen treffen und nicht alles mit dem Management absprechen müssen. Warteschleifen werden minimiert, was ebenfalls zu schnellerem Agieren führt. Zudem ist die Autonomie, mit der sie ausgestattet sind, motivierend. Deshalb gilt:

• Neue Herausforderungen oder Veränderungen stellen kein sonderlich großes Problem dar, da agile Teams schnell und autonom darauf reagieren können.
• Agile Teams sind auch in der virtuellen Zusammenarbeit gut funktionierende Teams. Sie haben genau die Fähigkeiten und Tools verinnerlicht, die es für eine gesunde virtuelle Zusammenarbeit braucht.
• Neue Kolleg:innen können jederzeit schnell integriert werden (in Präsenz und virtuell)
• Agile Teams sind überdurchschnittlich zufrieden mit ihrer Arbeitssituation und bleiben auch in schwierigen Zeiten intrinsisch motiviert.

In agilen Teams ist jeder ständig genau im Bilde über den Fortschritt von Projekten. Alle Teammitglieder haben stets den Überblick über das Projekt und alle Aufgaben. Jeder kann angesprochen werden und benötigte Informationen besorgen. Die agilen Teams sind also trotz ihrer Autonomie verlinkt. Was sie verbindet, ist die gemeinsame Ausrichtung (Alignment) und Mission des Unternehmens bzw. des Projekts. Man kann sich das Funktionieren dieser Teamstruktur wie eine Jazzband vorstellen: Obgleich jeder Musiker sein eigenes Instrument spielt und darin autonom ist, hören sie einander zu und fokussieren sich auf den gemeinsamen Song. Auf diese Weise entsteht großartige Musik.

wie wird mein team nun agil?

Agile Teams entstehen nicht über Nacht. Es bedarf einer intensiven Auseinandersetzung mit den Grundlagen agilen Arbeitens und Zeit für die Einführung agiler Strukturen. Auch sogenannte „Agile Coaches“ wie Spotify sie beschäftigt, sind zu empfehlen.

Die folgenden 6 Geheimnisse helfen dir, ein agiles Team zu entwickeln, das miteinander resilient auf Veränderungen reagiert, motiviert ist und durch frische Ideen herausragende Innovationen entwickelt.

1. selbstverwaltung und eigenverantwortliches arbeiten

Am besten organisiert das Team seine Aufgaben selbst. Ist es gut eingespielt, können die Teammitglieder überschaubare, im Umfang von Stunden oder Tagen, Aufgabenpakete packen und miteinander klären, wer was bis wann löst und dafür eine transparente Dokumentation und einen leicht nachvollziehbaren Workflow finden. Die Methoden, die dazu gewählt werden, unterliegen der Autonomie des Teams. Doch eigenverantwortlich arbeiten heißt keinesfalls, dass jeder alles selbst entscheiden soll. Es bedeutet vielmehr: Alle sind daran gewöhnt, sich bei Problemen sofort Unterstützung zu holen und Bescheid zu sagen, wenn Aufgaben nicht rechtzeitig fertig werden. Alle können sich dabei 100%ig aufeinander verlassen, damit das Projekt sicher und rechtzeitig fertig gestellt werden kann.

2. transparenz

Alle müssen ständig wissen, was gerade getan wird, woran jeder sitzt und ob alles gut läuft – die Kommunikation muss regelmäßig und schnell sein. Dazu eignen sich kurze, knackige, aber häufige Meetings. Ein Format, das sich als sinnvoll etabliert hat, sind die sogenannten Dailys, in denen jeder berichtet, was am Vortag erreicht wurde, heute geplant ist und ob irgendwo Hilfe benötigt wird. Dabei ist unbedingt zu beachten, dass die Meetings diszipliniert und komprimiert ablaufen. Ziel ist es, Transparenz in alle Richtungen aufzubauen: Die Verantwortlichkeiten im agilen Team sind klar, die Arbeitsschritte und Abhängigkeiten untereinander sind deutlich sichtbar. Falls ein Auftraggeber eine Rolle spielt, wird auch zu diesem durch ständige kurze Updates Transparenz geschaffen.

3. vertrauen

Vertrauen spielt beim agilen Arbeiten eine wesentliche Rolle und sorgt für optimale Arbeitsbedingungen. Das Team sollte sich gegenseitig und der Teamleitung vertrauen. Auch die Teamleitung vertraut (betreibt keinesfalls Mikromanagement) und versteht sich eher als Coach des selbstorganisierten Teams: Sie unterstützt dabei, sich weiterzuentwickeln, kümmert sich um das richtige Mindset und ein gesundes Teamgefühl und löst Aufgaben, die über das Team hinausgehen.

4. gemeinsame innovationskompetenz

Damit der Output eines kreativen Teams immer wieder zuverlässig Innovationen hervorbringt, ist es sinnvoll, sich im Team auf einen gemeinsamen kreativen Prozess zu einigen und ein gemeinsames innovatives Mindset zu entwickeln. Pro Projektschritt sollte es mindestens eine Kreativsession geben, in der mit geeigneten Kreativmethoden vollkommen frei aufgespielt werden darf. Für diese Sessions haben sich eine Personenanzahl von 4 bis 6 Kreativen als optimal herausgestellt (bei einer größeren Anzahl werden immer mehr Leute still). Wechselnde Kreativmethoden in den Sessions gewährleisten frische Köpfe und Ideen.

Dafür biete ich für kreative Teams zum Beispiel den HEUREKA-Prozess an: Das ist ein vielfach erprobter, systematischer Ideenfindungsprozess mit Kreativmethoden, der dich und dein Team Funken sprühen lässt. Hast du dazu Fragen? Dann schreib mir gern.

5. gute, gelassene fehlerkultur

Alle 2-4 Wochen sollte ein Kassensturz gemacht und die „Lessons Learned“ besprochen werden. Die neuen Erkenntnisse daraus können dann direkt in das laufende Projekt bzw. in folgende Projekte einfließen. Auch hier spielt Vertrauen eine wichtige Rolle. Ein guter Umgang mit Schwächen und Fehlern ist ebenfalls wichtig, denn hier werden regelmäßig Probleme offen angesprochen (auch in der Zusammenarbeit), weil sie Verbesserungspotential bringen. Dabei zeigt sich die hohe Kunst der agilen Zusammenarbeit, denn diese Rückschauen sollten möglichst ehrlich und intensiv sein. Grundsätzlich gilt die Maxime, dass Ausprobieren über Perfektion steht.

6. exzellente feedback-kultur und iterative prozesse

Obwohl es implizit zu den anderen agilen Elementen gehört, soll es hier noch einmal als eigener Punkt erwähnt werden. Agile Teams verfügen über eine exzellente Feedback-Kultur in alle Richtungen. Unter den Team-Mitgliedern, zwischen Teamleitung und Team und auch zum Auftraggeber und Kunden. Da auf diese Art und Weise in kurzen Zeitabständen ständig neue Informationen, Ideen und Veränderungswünsche aufkommen, arbeiten agile Teams automatisch in Schleifen (iterativ) und können dadurch immer wieder ihre Projekte aktualisieren. Die Hilti AG beispielsweise verbessert ihre Bohrhammer in enger Zusammenarbeit mit Kunden und deren Feedback. Gemeinsam mit Installateuren, die die Produkte aus dem Unternehmen beruflich nutzen, entwickelt Hilti das eigene Produktportfolio weiter und erschließt neue Geschäftsfelder für neue Produkte.

Wenn dich interessiert, was deine Teammitglieder brauchen, um zu kreativen Persönlichkeiten zu reifen oder wie dein Team in den kreativen Flow kommt, dann lies auch gern unsere weiteren Blogbeiträge unter diesem Beitrag.

Denk abschließend noch einmal daran: Der Aufbau eines agilen Teams braucht Zeit und Geduld. Kleine Schritte führen dabei häufig sicherer zum Ziel als der große Umsturz alter Traditionen. Wenn ihr gemeinsam eine Vision dazu entwickelt und dranbleibt, werdet ihr genau die Arbeitsweise finden, die ihr euch wünscht und braucht. Viel Erfolg dabei!

Bleib frisch im Kopf!

Deine Jeannine

Hast du Inspiration gefunden, konntest irgendwas für dich umsetzen oder hast noch Fragen?
Schreib mir gern in die Kommentare, ich freue mich über deine Ideen!

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